Les 11 commandements de l’événementiel selon les professionnels

11 commandements de l'événementiel

Comment organiser un événement ? 11 commandements de l’événementiel pour les réussir.

Les 11 commandements de l’événementiel forment une bonne bas à l’organisation d’un événement. En effet, il s’agit d’une opération délicate. Elle nécessite une construction bien spécifique se basant sur plusieurs piliers indispensables. Sa réussite va reposer sur tous les acteurs de l’événement : Organisateurs (ou agence), annonceurs, prestataires ou encore public. Cet article va vous livrer 11 commandements à respecter afin de réaliser un événement réussi selon les professionnels.11 commandements de l'événementiel

1. L’objectif précis du client tu obtiendras.

Lors de la création d’un événement, il est impératif de se renseigner auprès du client sur son objectif précis. Cela va permettre de connaître au fur et à mesure de l’organisation de l’événement si nous sommes bien (client et annonceur) sur la même longueur d’onde.  Il y a toujours plusieurs enjeux à l’organisation d’un événement qui sont porteurs de sens. Une punchline ou juste deux mots clés devraient suffire à orienter l’axe d’un l’événement. L’objectif pour les organisateurs est de satisfaire le client en répondant à leur demande et en étant à leur écoute.

2. Le budget tu respecteras.

Le budget d’un événement sera la limite du déploiement de son organisation. Les organisateurs se doivent de respecter le plafond imposé par le client. Le budget va également situé l’événement selon son discours, son public, l’annonceur et ses moyens.  Les organisateurs vont essayer de proposer le meilleur service à moindre coût. Mais il est possible de réaliser un très bon événement avec peu de moyens. En effet, de bonnes idées, adaptées au message de l’annonceur peuvent faire la différence.

3. L’originalité tu adopteras.

S’inspirer peut être une bonne base à la création mais il faut éviter le plus possible les idées réchauffées. Plus le concept est innovant et atypique, plus il va susciter l’intérêt du public. Il faut s’imprégner des tendances  et de l’actualité dans le domaine de l’art, de la culture et du sport par exemple pour mieux s’orienter vers quelque chose qui va marquer.  En effet, il est important de se démarquer. Les invités ne veulent pas participer à un événement déjà vu. Le pari est de réussir à les surprendre.

4. La nourriture tu privilégieras.

C’est un des points les plus attendus des invités lors de la participation de l’événement. En effet, les invités vont porter une attention particulière  à la qualité des mets servis. En France la nourriture va avoir davantage d’importance. Il ne s’agit pas d’un détail et il ne faut pas la négliger. Le choix du traiteur dépendra également du style de l’événement organisé.

5. La musique tu ne sous-estimeras pas.

Une bonne musique s’oriente vers une bonne ambiance. C’est un point essentiel à respecter dans les commandements de l’événementiel. Il ne doit pas y avoir un seul moment de vide lors d’un événement. La musique va dynamiser même inconsciemment le public et l’événement en lui même. La playlist va être organisée en fonction des activités, de la progression de l’événement, de l’heure, etc

6. Le calme tu adopteras.

C’est un des 11 commandements de l’événementiel les plus important. Lors de l’organisation d’un événement, le stress peut porter préjudice à  l’événement, même ci celui-ci est bien organisé. Il est donc nécessaire de garder son calme avant et pendant l’événement. De plus, il y aura toujours lors d’un événement, un imprévus ou un dysfonctionnement. Ainsi, il faudra en toutes circonstances garder son calme car vous aurez prévu le point suivant :

7. Un plan Z tu envisageras.

Il faudra toujours avoir plusieurs solutions prêtes au préalable pour éviter les faux pas et réagir au plus vite. Il y aura toujours des solutions aux problèmes survenus lors de l’événement. Le plus difficile étant de les mettre en place le plus vite possible pour que le public ne s’aperçoivent de rien. Il faut donc établir des solutions au préalable aux différents problèmes pouvant survenir. Heureusement un événement ne s’organise pas seul mais cela suppose le point suivant.

8. La confiance tu accorderas.

Pour qu’un événement soit créatif, il faut savoir déléguer auprès des autres. La confiance au sein de l’équipe est primordiale. Il ne faut pas compter que sur une seule personne pour trouver les idées et les approuver. Un événement nécessite un travail de d’équipe et une étude à effectuer auprès du public afin d’avoir un avis tranché.  C’est pourquoi,  il faut avoir confiance en ses collaborateurs et prestataires.

11 commandements de l'événementiel

9. Les réseaux sociaux tu utiliseras.

L’utilisation des réseaux sociaux est aujourd’hui incontournable. L’information doit être relayée sur Tweeter, l’événement doit avoir également une page Facebook et un live, ce qui être très apprécié désormais. Ainsi, cela va contribuer à faire gagner de l’ampleur à l’événement.

Par extension, les événements doivent être relayés également par emailing, via des ambassadeurs, en utilisant un teasing ou encore en ajoutant un appel à l’action sur le site

10. Les médias tu inviteras.

Les médias sont des invités VIP pour l’événement. Il vont pouvoir faire échos à l’événement et attirer un public particulier selon la cible du média même. Selon l’événement, il faut savoir inviter les bons médias : La presse quotidienne régionale, spécialisée, mensuelle et journalière. Il est intéressant d’inviter différents styles de presse pour toucher un maximum de publics. En effet,  il est important d’avoir une bonne retombée presse sur l’événement en amont et à sa suite. Pour cela il faut savoir communiquer auprès des journalistes et savoir vendre son événement comme étant incontournable.    

11. La sécurité, tu nécessiteras

Dans 11 commandements de l’événementiel, la sécurité est indispensable au bon fonctionnement de l’événement. Un manque de sécurité peut effectivement gâcher la totalité d’un événement. Le danger est particulièrement présent lors des événements avec beaucoup de monde et de dispositifs importants d’éclairage ou de mise en scène de spectacle. Des vols et des agressions peuvent aussi vite survenir. La sécurité est présente pour empêcher ces situations tout en restant discrète pour ne pas affoler la foule. Les nombreux attentats survenus récemment en France imposent une sécurité particulière qui ne doit pas être prise à la légère. Une organisation autour de la sécurité doit ainsi être prise en compte.

Enfin, tu écouteras l’ami Vincent Delerm : “Le déroulement d’un événement est plus révélateur que l’événement lui-même.”

En effet, c’est l’ensemble de ces détails qui va constituer l’événement et faire impression auprès du public invité.

Les 11 commandements de l’événementiel exposés dans cet article n’est qu’une partie des règles à respecter pour réaliser un événement. Bien-sûr selon l’événement en question, il y aura différents procédés d’actions à mettre en oeuvre.

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